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毕业生档案转递信息填写规范
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2020年 3 月 29日 发布
各位毕业生:      
       毕业生个人人事档案转递信息由毕业生在我校就业信息系统完成填写,填写数据由校学生档案室审核整理后进行转递档案工作。此信息的完整无误是档案准确转递的首要条件,误填漏填将导致转档工作受阻,甚至引发档案丢失的情况。因此, 请各位毕业生务必按照规范填写档案接收单位信息,不按规范填写将导致档案不能如期寄出或寄送给接收方。

       毕业生个人人事档案转递信息中“档案接收单位所在地”、“档案接收单位名称”、“档案接收单 位地址”为必填项。收件人及联系电话可填也可不填(特别注意,此项为档案接收人的名字, 千万不能填写毕业生本人的名字)。
       请大家一定要认真规范填写,否则可能导致档案不能如期转出(填写如 有明显错误,档案室会自动将此档案暂留)或者按错误信息转出甚至发生档 案丢失的情况,由转递信息填写问题引起的档案转递延期、丢失等,由学生本人担相应责任。
一、地址信息填写规则

1、档案接收单位所在地

       请选择档案接收单位所在的省、直辖市(自治区)。

2、档案接收单位名称

       一般涵盖以下八种情况,请学生对照自己所属情况填写。
       (一)就业单位为行政事业单位(包含公办大学院校)或国有企业的,请在单位后加上可以接收档案的具体部门名称,如人事处或者人力资源部(具体可询问单位人事主管部门)。正确示例:上海师范大学人事处;工商银行上海市分行人力资源部。
       (二)就业单位为公办中(小)学、幼儿园的,档案一般应转往该学校(幼儿园)所属教育局或人才交流中心。如单位告知由学校直接接收档案的,请毕业生与辅导员联系,由辅导员和学生档案室协调解决转档问题。
       (三)就业单位为非国有企业或其它非公单位的,就业单位有档案托管单位的,就填写相应档案托管单位;否则就跟着户口进行填写。具体请务必咨询就业单位,确定了档案接收单位后再进行填写。
       (四)外地生源留沪且档案要转进户籍所在区档案保管单位,一般应填写区就业促进中心档案室(注意:区、县择一,有同学同时填写区县二字是错误的)。特别注意:此类同学要等到户口审批通过且档案中放入户籍证明后才可转递档案。
       (五)考取外校研(博)等有调档函的,要严格按调档函的要求填写,此栏一定具体到院系或招生部门一级,如果仅仅填写某某大学,将导致档案无法到所考取院系。正确示例:复旦大学中国语言文学系党委办公室,东北大学研究生招生办公室;上海外国语大学研究生部。
       (六)考取本校研(博)的毕业生(含直升的),请填写考取院系名称。正确示例:化学与分子工程学院,教育学部教育学系(注意:考取院系是学部的,一定要写清具体录取院系所,不要笼统地填写教育学部、经管学部这样的名称)
       (七)定向委培的毕业生同学,请按合同要求填写上定向单位的名称,并加上具体接收部门。正确示例:重庆师范大学人事处。
       (八)档案随户籍回生源地的毕业生,请填某某区就业促进中心、某某市、县人力资源与社会保障局或某某市、县人才交流中心(注:具体是什么名称,因为各地都不一样,请同学们自己去咨询确认后再行填写,就业网登记页面上的“按生源地生成档案去向”仅供参考)

3、档案接收单位地址

       一定要具体到门牌号码,一般格式为:省、市(自治区)+市(区、县)+某某路门牌号码,正确示例:山东省威海市环翠区文化西路180号;上海市南车站路525号。

4、收件人及联系电话
 
       这里特别要提醒同学们注意的是,收件人这一栏可以不填写,如果要填的话一定要填上某个人的名字(但不能是学生本人的名字),请不要在收件人一栏上填写部门名称。
联系电话即档案接收单位的联系电话。

 
二、注意事项

       (一)不要漏填。档案接收单位地址一栏中,不要忘记填写省、市(自治区)名称,档案接收单位名称一栏中,不要忘记填写具体接收部门。
       (二)不要重复填写。不要在档案接收地址中再次填写档案接收名称,反过来也一样。
       (三)不要填写反了。既不要将地址填写在名称处,也不要将名称填写在地址处。人力资源部、人事处、具体院系名称、档案室这些都应该填写在接收单位名称处,不要填写到地址的位置。
       (四)收件人一栏中请务必填写某个人名,或者不填写。

三、友情提醒(含部分省市特殊要求。但是在填写之前还是请各位同学务必去核实确认,以防今年有变。)

       (一)上海市人才中心(上海市梅园路777号)不再接收学生档案,请不要填写。
       (二)贵州省遵义市教育局发函不再接收档案,就业单位如原来属于遵义市教育局所辖的中小学、幼儿园的,请填写“遵义市人力资源与社会保障局”,地址为:贵州省遵义市汇川区广州路,邮编:563000。
       (三)去往黑龙江省的,请不要填写黑龙江省教育厅,具体请与就业单位联系确认后再行填写。
       (四)四川省自贡市的免费师范生,请填写自贡市人才服务中心档案室,四川省自贡市自流井区交通路1号,电话0813-2301203。
       (五)安徽籍免费师范生,请填写安徽省大中专毕业生就业指导中心,安徽省合肥市马鞍山路509号,0551-62998292。
       (六)档案无法一一列出具体接收单位,请同学们务必确认好再填上表,档案接收单位的准确填写是档案能否准确转递的首要条件,请同学们务必认真填写。

学生档案室负责学生档案邮寄,档案转递信息审核完成后的转递时间等后期问题可联系学生档案室
华东师范大学学生档案室:
中山校区地理馆102室      电话:62232348
闵行校区行政楼210室      电话:54344862